De zomervakantie is achter de rug en de herfstvakantie gaat bijna beginnen. Wie kijkt er – na alle coronaperikelen – niet naar uit? Maar hoe zit het als het vakantieplezier abrupt eindigt door ziekte? Wat zijn de voorwaarden waaraan de werknemer zich moet houden? En wat gebeurt er met de aanspraken op verlof tijdens langdurig verzuim? Vragen die niet altijd eenduidig zijn te beantwoorden.
Wettelijk en bovenwettelijk verlof
Elke werknemer heeft per gewerkt jaar wettelijk recht op 4 kalenderweken verlof, bij een parttime dienstverband is dat naar rato. Of preciezer gezegd: het verlof is 4 x de voor de individuele werknemer gebruikelijke werkweek. De wetgever ziet dat, in het belang van de gezondheid van de werknemer, als een minimum. Onbeperkt sparen of laten uitbetalen van dit verlof is dus nadrukkelijk niet de bedoeling en alleen in uitzonderingsgevallen toegestaan. Van de werknemer wordt verwacht dat hij dit verlof tijdig opneemt – in hetzelfde jaar of uiterlijk binnen 6 maanden van het daaropvolgende kalenderjaar. De werkgever moet op zijn beurt de werknemer in staat stellen het verlof tijdig op te nemen en deze goed informeren over het risico dat het verlof kan vervallen. Anders dan bij een verjaring (zie hierna) kan deze termijn niet worden verlengd. Bij uitdiensttreding is het wel mogelijk om het wettelijk verlof te laten uitbetalen. Bij een nieuwe werkgever kan de werknemer dan bedingen om onbetaald de gemiste verlofdagen alsnog op te nemen.
Naast het wettelijk verlof kan er recht zijn op extra verlof, bijvoorbeeld als dat in een cao of in een individuele arbeidsovereenkomst is overeengekomen: het bovenwettelijk verlof. Voor dit verlof gelden soms andere regels. Zo kunnen ziektedagen, mits schriftelijk vastgelegd, worden verrekend met verlofdagen. Verder verjaart het verlof, tenzij er iets anders is afgesproken, pas na 5 jaar. De werknemer kan bovendien deze verjaring voorkomen (in vakjargon: stuiten) door de werkgever tijdig en schriftelijk te laten weten zijn rechten te willen blijven behouden voor opnieuw een periode van 5 jaar. Als beide partijen het erover eens zijn, is het uitbetalen van het bovenwettelijk verlof ook geen probleem.
Tot slot kan de werknemer ermee instemmen om ziektedagen te verrekenen met verlofdagen. Dat kan zowel vooraf als achteraf. Voorwaarde is wel dat het resterende verlof niet onder het wettelijk minimum mag uitkomen.
Ziekmelding tijdens verlof
Als de werknemer tijdens het verlof ziek wordt, kunnen de resterende verlofdagen als ziektedagen worden aangemerkt. De voorwaarde is dat de werknemer zo ziek is dat deze in redelijkheid niet langer van het verlof (vakantie?) kan genieten. De werknemer moet dat wel kunnen aantonen, bijvoorbeeld met een medische verklaring. Pas na afloop van het verlof gaat het om de (on)geschiktheid voor het eigen werk.
Verlof tijdens langdurig verzuim
Tijdens de wachttijd loopt de opbouw van het verlof gewoon door. Dat kan dus leiden tot een behoorlijk stuwmeer aan verlofdagen. Omdat het wettelijk verlof kan vervallen (zie hiervoor) is het van belang dat dit verlof tijdig wordt opgenomen. In de praktijk schiet dat er nog wel eens bij in. De werkgever doet er dus goed aan de werknemer daarover proactief te informeren en deze ook daadwerkelijk in staat te stellen het verlof op te nemen. Doet hij dat niet, dan vervalt het wettelijk verlof niet en blijft het dus langer houdbaar. Zolang de werkgever het loon tijdens het ziekteverzuim moet doorbetalen, loopt de opbouw van het verlof gewoon door. Mocht het daarna tot een ontslag komen, dan zal al het verlof alsnog moeten worden uitbetaald.
Voor het bovenwettelijk verlof geldt hetzelfde, zij het dat de verjaringstermijn meestal langer is. Bovendien kan, anders dan bij het wettelijk verlof, worden afgesproken dat ziektedagen worden verrekend met het verlof. In dat geval wordt er dus ook geen extra verlof opgebouwd.
De werkgever moet de werknemer dus goed informeren en deze in staat stellen het verlof tijdig op te nemen. Maar hij kan niet eisen dat de werknemer het verlof tijdens ziekte opneemt. Weigert de werknemer verlof op te nemen, dan kan het recht op het wettelijk verlof vervallen en het recht op bovenwettelijk verlof verjaren. Dat geldt niet als de werknemer zo ziek is dat hij in redelijkheid niet in staat is om van zijn verlof/vakantie te genieten. Bij de toekenning van een IVA-uitkering tijdens de wachttijd kan dat bijvoorbeeld het geval zijn.
Als de werknemer verlof wenst op te nemen dan moet de werkgever daarmee instemmen. Dat zal meestal geen probleem zijn. Er kunnen echter goede redenen zijn om het aangevraagde verlof te weigeren. Bijvoorbeeld als daardoor een lopend re-integratietraject of een scholing onnodig wordt vertraagd of zelfs moet worden beëindigd.
Bij een gedeeltelijke werkhervatting worden opgenomen verlofdagen als volledige werkdagen beschouwd. Heeft de werknemer met een fulltime dienstverband bijvoorbeeld het werk voor 15 uur per week hervat, dan is een week verlof gelijk aan 5 volledige verlofdagen.
Koppeling loon en verlof
Hoe staat het met de opbouw van verlof zodra de verplichting om loon door te betalen eindigt? Bij een vast dienstverband zal dat meestal na 104 weken arbeidsongeschiktheid zijn. Als de verplichting om loon door te betalen eindigt, betekent dit niet automatisch het einde van het dienstverband. Als er geen actie wordt ondernomen loopt het dienstverband na 104 weken gewoon door. In de wet is echter een koppeling gemaakt met het recht op loon: als er geen recht is op loon worden er geen verlofrechten opgebouwd. Voor het goede begrip: het criterium is het recht op loon, ongeacht of het loon ook daadwerkelijk is of wordt betaald. Hierop zijn wel in de wet uitzonderingen benoemd. Zo is er tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof formeel geen recht op loon maar worden er wel verlofrechten opgebouwd. Dat geldt ook voor adoptie- en pleegzorgverlof, het aanvullend geboorteverlof en langdurig zorgverlof.
Tot slot
Er is veel wet- en regelgeving – en jurisprudentie – over het onderwerp verzuim en verlof. Voor de liefhebber: zie de artikelen 7.634 – 7.645 BW (Boek 7, titel 10). Veel werknemers zullen de regels niet precies kennen en waarschijnlijk geldt dat ook voor veel werkgevers. Om teleurstellingen achteraf te voorkomen is het belangrijk dat de professionals daarover goed en tijdig communiceren en waar nodig ondersteuning bieden. Het belangrijkste is om de regelgeving met redelijkheid en gezond verstand toe te passen. Met onvrede, of erger nog met conflicten, is geen enkele partij geholpen.
Met dank aan Jaco Coster. Jaco Coster is zelfstandig consultant en schrijver van het boek ‘Als de werknemer verzuimt’.