Ben jij nauwkeurig, stressbestendig en kan jij het overzicht bewaken? Dan maken wij graag kennis met jou! Ter vervanging van één van onze medewerkers zijn wij op zoek naar een management assistent.
Hoe ziet jouw dag eruit?
Je bent verantwoordelijk voor het volledige proces rondom bijscholingen. Je coördineert en plant de bijscholingen, sprekers en locaties. Ook ondersteun je de directeur en programma manager bij het plannen van afspraken. Daarbij bent verantwoordelijk voor alle administratieve processen rondom opleidingen. Zo beheer je de processen en draag je zorg dat ons automatiseringssysteem hierop ingericht en bijgewerkt is. Hier behandel je de webaanvragen en werk jij jouw actielijst af, die bestaat uit o.a. reminders verzenden aan docenten, opleidingslocaties voorzien van opleidingsdata het juiste aantal studenten, presentielijsten verzenden, hand-outs en lesmateriaal online zetten voor studenten en docenten.
Ook ben je verantwoordelijk voor het organiseren van diploma uitreikingen, de congressen (2x per jaar) en de communicatie vanuit de diverse e-mails, leeromgeving en uit de info-mailbox. De vragen uit deze mailbox zijn heel divers en soms heb jij voor de beantwoording een collega nodig of plan je een afspraak in voor de e-mailer. De functie is divers en bestaat onder meer uit:
- Bijscholingen: plannen en coördineren van bijscholingen
- Ondersteunen van directeur en programma manager
- Versturen van (de automatisch opgestelde) facturen en zo nodig nabellen van crediteuren;
- Inkoop en opsturen van studiematerialen (Syllabi, boeken etc.);
- Inkoop van kantoor materiaal;
- Verwerken van de presentielijsten;
- Contact met docenten over lesmateriaal;
- Cijferlijsten van studenten bijhouden;
- Betrokkenheid bij certificeringsprocessen;
- Studentenoverzicht bijhouden;
- Beantwoorden van de telefoon;
- Jaarlijks aanvragen van PE punten voor de bijscholingen bij beroepsvereniging.
De praktijk laat zien dat jouw functie meer activiteiten omvat, maar dit geeft jou een beeld van de werkzaamheden.
Wat vragen wij?
- Je bent accuraat;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Kan ad-hoc inspelen op veranderingen;
- Minimaal MBO-4 / HBO werk- en denkniveau;
- Je hebt ervaring in een soortgelijke functie op administratief gebied, mogelijk bij een opleider;
- Je bent in staat om zelfstandig te werken;
- Je bent oplossingsgericht;
- Kennis van Coachview is een pré.
Wat bieden wij?
- Een bepaalde tijd contract met de intentie dat deze bij goed functioneren wordt omgezet in onbepaalde tijd;
- Een functie voor minimaal 16 uur per week, meer uren zijn bespreekbaar;
- Flexibele werktijden;
- Open en transparante werksfeer;
- Een lerende organisatie, waar ook jouw eigen ontwikkeling voorop staat.
Wie zijn wij?
IVA Opleidingen verzorgt opleidingen en bijscholingen voor arbeidsdeskundigen, casemanagers en professionals binnen verzuim en re-integratie. Onze Post-HBO opleidingen zijn gecertificeerd en erkend.
Ons team bestaat uit een directie, programma manager en een opleidingscoördinator. Hiernaast werken wij met kundige en daadkrachtige docenten die de studenten klaarstomen voor hun examens en rol in de praktijk.
In iedere student zien wij potentie en proberen deze op de best mogelijke wijze te ontwikkelen.
Voor vragen over de functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Ricardo Tesink, programma manager, op 06-82299229 (r.tesink@ivaopleidingen.nl of Geriët van de Vis, directeur, op 06-81089782 (g.vdvis@ivaopleidingen.nl).