Met de huidige pandamie blijkt dat – naast alle tegenslagen – de veerkracht van de samenleving groot te zijn en de digitale wereld helpt een handje. Het thuiswerken is herontdekt en lijkt het ‘nieuwe normaal’ te worden. Zou dit een nieuwe trend kunnen zijn? En aan welke voorwaarden dient een thuiswerkplek te voldoen? En is dit dan echt het einde van het tijdperk van grote kantoren en kantoortuinen?
Kantoren hebben (niet) hun langste tijd gehad
Zo’n 20 jaar geleden kreeg Jaco Coster een opdracht een nieuw inrichtingsconcept te ontwikkelen voor de kanto-ren van zijn opdrachtgever. Alles moest op de schop en tradities worden doorbroken. Tijdens zijn zoektocht – hij had weinig expertise op dit gebied – kwam Jaco in de wondere wereld van organisatiedeskundigen, belangenbe-hartigers, trendwatchers en zelfs hoogleraren. Over een ding waren al die deskundigen het eens: kantoren heb-ben hun langste tijd gehad. Het klonk allemaal zo logisch: waarom met z’n allen in de file gaan staan om naar een werkplek te gaan waar je vervolgens in je werk gestoord wordt door pratende en bellende collega’s. In grote, onpersoonlijke kantoren waarvoor werkgevers de hoofdprijs moeten betalen. Het einde van dure kantoren is voorbij, zo was de stellige overtuiging. De werkelijkheid bleek hardnekkig te zijn. Er verrijzen nog steeds nieuwe kantoorkolossen en het thuiswerken is beperkt gebleven. In ieder geval tot nu toe …..
De inrichting van de thuiswerkplek
Tijdens de coronapandemie is het thuiswerken in veel situaties een prima oplossing gebleken. En zolang er geen adequaat vaccin is gevonden, zal dat nog wel even zo blijven. Door de positieve ervaringen in de afgelopen tijd heeft het thuiswerken duidelijk aan populariteit gewonnen. Regelmatig thuiswerken zou zomaar blijvend kunnen zijn. Na het improviseren tijdens de eerste maanden van de coronapandemie komen langzaam maar zeker de vragen over wat moet en wat kan. In hoeverre is de werkgever verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek? Hoe zit dat met de wet- en regelgeving?. Moet de werkplek, zoals in sommige krantenartikelen stond, worden ingericht ‘net als op kantoor’? In een van de krantenartikelen werd zelfs verwezen naar een oude uitspraak uit 2006 waarin een werkgever werd veroordeeld omdat deze zijn werknemer thuis op een keukenstoel had laten werken. Die uitspraak was overigens wel de opmaat naar meer specifieke regelgeving.
In het Arbobesluit wordt gesproken van plaatsonafhankelijke arbeid en daaronder valt ook de thuiswerkplek. Het staat als volgt geformuleerd: “Tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden gevergd worden werkplekken ingericht volgens de ergonomische beginselen. En verder zijn er regels ten aanzien van een beeldschermwerkplek en de wisselwerking tussen apparatuur en gebruiker. Het is te lezen in artikel 5.4 en 5.12 van dit besluit. Het redelijkheidsbeginsel is overigens ook in de Arbowet zelf te vinden. Het komt er kortweg op neer dat de werkgever voor een goede werkplekinrichting moet zorgen. Te denken valt bijvoorbeeld aan een goede stoel, een goed bureau, voor het werk geschikte apparatuur en, bij onvoldoende daglicht, voor adequate kunstverlichting. De zorg van de werkgever gaat niet zover dat deze moet zorgen voor bijvoorbeeld elektra, toiletten, nooduitgangen en airco (dat laatste speelde even op tijdens de recente hittegolf). Met andere woorden: wat van de werkgever wordt verlangd moet binnen de grenzen van de redelijkheid blijven.
De werknemer moet wel beschikken over een thuiswerkplek. Als die er niet is, kan de werkgever de werknemer niet dwingen om thuis te werken en zal een alternatief moeten worden geboden. Denk bijvoorbeeld aan de combinatie van een kleine behuizing en kleine kinderen. Sowieso is het advies om alles met gezond verstand en in goed overleg af te stemmen. Maatwerk dus.
Thuiswerken en privacy
Opvallend is dat er tot op heden relatief weinig aandacht wordt besteed aan de privacy bij thuiswerken. En de aandacht die er aan wordt besteed gaat vaak over technische risico’s. Bijvoorbeeld het risico van datalekken als gevolg van hacken. Te begrijpen in de hectiek van de afgelopen tijd, maar een serieus punt van aandacht als het thuiswerken meer structureel wordt. De werkgever heeft de plicht de werknemer goed te instrueren over het privacy-beleid en het recht om te controleren of de regels ook worden opgevolgd. Dat laatste lijkt Jaco erg ingewikkeld, zo niet onmogelijk, zonder de persoonlijke levenssfeer van de werknemer aan te tasten. Zijns inziens moet het vooral gaan over bewustwording van de risico’s en dus over gedrag. Bijvoorbeeld de pc niet laten aanstaan tijdens een time out zodat de rest van het gezin kan ‘meegenieten’ van een vertrouwelijk dossier (altijd spannend!). Of de papieren na het werken niet opruimen: zo makkelijk voor de volgende dag. Zaken overigens die op kantoor ook regelmatig gebeuren. Geen opzet, wel slordig.
Thuiswerken en verzuim
Heeft thuiswerken invloed op het verzuim? Daar verschillen de meningen nogal over. Thuiswerken heeft in ieder geval het voordeel dat het energievretende woon- werkverkeer ontbreekt: geen kostbare tijd in een overvolle trein, bus of tram of in de alsmaar groeiende files. In alle rust een klus afmaken en binnen grenzen de eigen werktijd kunnen bepalen is ook ideaal. Daartegenover staat echter het risico dat de grens tussen werk en privé vervaagt. Nog even wat afmaken in de avond, van incidenteel naar regelmatig. Even sparren met een collega is er ook niet bij.
En dan is er nog de psychosociale arbeidsbelasting. Veel verzuim heeft mede te maken met onderliggende – niet persé medische – factoren. Te hoge werkdruk, geen affiniteit met de opdrachten, onvrede met de functie, problemen in de privésfeer, om er maar een paar te noemen. Zo was de afgelopen periode, waarin kinderen thuis digitaal les kregen, voor ouders extra belastend. Attente leidinggevenden en professionals signaleren deze problematiek vaak op de werkvloer. Of de werknemer bespreekt dat spontaan met zijn of haar leidinggevende. Maar die optie ontbreekt bij (veelvuldig) thuiswerken. Op dit moment komt daar nog bij dat thuiswerken niet gebeurt omdat het praktisch is voor het werk, maar omdat het niet anders kan. En dus ook als de thuissituatie niet ideaal is en een rustige werkplek ontbreekt.
De oproep aan leidinggevenden en professionals is om extra alert te zijn op deze risico’s en periodiek de werknemer te vragen hoe deze de werkdruk ervaart. Het einde van de coronapandemie is voorlopig nog niet in zicht.
Hoe het de komende tijd en na de coronapandemie verder gaat met thuiswerken? Veel mensen zijn overtuigd van het nieuwe normaal en verwachten een substantiële en blijvende toename van het thuiswerken. Jaco heeft zo zijn twijfels. Maar dat zal ongetwijfeld te maken hebben met zijn eerdere ervaringen met die bijzondere opdracht van destijds. Of zouden al die trendwatchers en hoogleraren alsnog gelijk krijgen?
Met dank aan Jaco Coster. Jaco Coster is zelfstandig consultant en schrijver van het boek ‘Als de werknemer ver-zuimt’.