Werkgevers en werknemers zijn samen verantwoordelijkheid voor het verzuim(beleid) – met de overheid in een toezichthoudende rol. Dit beleid ontwikkelde zich destijds na het echec van de WAO met bijna een miljoen arbeidsongeschikten. Lessons learned! De invoering van financiële prikkels was (en is) daarbij een effectief middel om die verantwoordelijkheid vorm te geven. Een van die prikkels is de verplichte loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid van maximaal 104 weken. Met zo’n vergaande financiële prikkel – bij een modaal loon kunnen de kosten al snel oplopen tot meer dan € 100.000(!) – is de verwachting dat de re-integratie voortvarend wordt aangepakt. Geen omkijken naar, zou je denken. Toch heeft de wetgever gemeend een handje te moeten helpen met de Wet Verbetering Poortwachter, ingevoerd in 2002. Handig en zinvol. Of toch niet?
“We volgen het protocol”
Enige tijd geleden deed ik bij een van mijn relaties onderzoek naar de oorzaken van het hoge verzuim. Om daar zicht op te krijgen onderzocht ik een aantal ‘hoofdpijndossiers’ die betrekking hadden op complex en/of langdurig verzuim. Dergelijke dossiers vormen een uitstekende bron om een goed beeld te krijgen van de verzuimaanpak zoals die in de praktijk wordt uitgevoerd. Ik kan het elke arbeidsdeskundige en casemanager aanraden dat in voorkomende gevallen ook te doen. Prima informatie om de ogen van de werkgever te openen.
Bij dit onderzoek deed ik een opvallende ontdekking. In elk dossier werd standaard na 9-10 maanden een arbeidskundig onderzoek voorgesteld door de arbodienst. Geen idee welke vraag de arbeidsdeskundige zou moeten beantwoorden. Terwijl ik mij bij dezelfde dossiers, al lezend, had afgevraagd waarom de arbeidsdeskundige niet eerder was ingeschakeld. Bijvoorbeeld om op basis van de bevindingen van de bedrijfsarts een uitspraak te doen over de concrete re-integratiemogelijkheden: aanpassing van het eigen werk of de mogelijkheden van passend werk bij de eigen werkgever. Het antwoord was even simpel als ontluisterend: “we volgen het protocol”. Anders gezegd: de arbeidsdeskundige wordt standaard ingeschakeld aan het einde van het eerste ziektejaar omdat dan spoor 2 beoordeeld moet worden. Zo staat het immers in het protocol.
Het protocol als hulpmiddel
Met het protocol van de Poortwachter, het stappenplan, is weinig mis. Het geeft richting en houvast aan werkgevers, werknemers en professionals. Zonder een dergelijk protocol zou er veel onduidelijkheid en rechtsonzekerheid zijn over de eisen waaraan een goed plan moet voldoen. En dat is ook wat waard. Maar het is een leidraad en geen dwingend voorschrift. Een masterplan met een aantal signaleringsmomenten, gebaseerd op de optelsom van alle individuele verzuimcasuïstiek samen. Het protocol bepaalt het kader, de bandbreedte. Daarbinnen vraagt elke individuele casus om maatwerk. Het protocol als hulpmiddel en leidraad, maar wel met de expertise en het gezonde verstand van de professional. Er zijn boeken over volgeschreven. Ik houd het bij een paar voorbeelden met de focus op de factor ‘tijd’.
Probleemanalyse
De probleemanalyse moet na uiterlijk na 6 weken worden opgesteld. Ik weet niet waarom destijds is gekozen voor deze termijn. Voor de hand ligt dat de ervaring heeft geleerd dat er na 6 weken voldoende zicht is op de actuele en de te verwachten belastbaarheid. Maar waarom deze termijn aanhouden als in een individueel geval al (veel) eerder duidelijkheid is over de belastbaarheid? Waarom kostbare tijd verloren laten gaan?
Plan van aanpak
Ook voor het plan van aanpak geldt: hoe eerder, hoe beter. Maar vooral de inhoud is cruciaal: wat is het doel, wat zijn de concrete stappen om dat doel te bereiken, wat is de planning? UWV biedt voor het plan van aanpak bij wijze van service een format aan. Als dat format volledig wordt ingevuld, wordt aan de formele voorwaarden voldaan. Niets mis mee, maar het biedt onvoldoende ruimte voor een echt goed plan. Mijn advies is om altijd een separaat plan van aanpak als bijlage toe te voegen. Als vervolgens alle re-integratieactiviteiten daarop consequent worden bijgehouden ontstaat een document dat bij overdracht a.g.v. personele wisselingen nooit tot vertraging leidt. En aan het einde van de wachttijd is de opmaak van het re-integratieverslag in een keer klaar. UWV legt jaarlijks duizenden sancties op voor het te laat insturen!
Hoe goed een plan van aanpak ook is, het blijft ‘papier’. Het gaat om de uitvoering. Het protocol heeft als leidraad een frequentie van een contact per 6 weken. Maar dat is de ondergrens en mag geen automatisme worden. Waarom niet een contact op de momenten dat het relevant is? Bijvoorbeeld wanneer er nieuwe informatie is (te verwachten) of om een afspraak of actie te evalueren, om het plan bij te stellen, etc. Er is één basisprincipe dat in vrijwel alle gevallen opgaat: teveel aan contactmomenten bestaat niet. Houd de relatie warm en houd de werknemer betrokken bij het bedrijf en de collega’s. Maar vooral, laat geen kostbare tijd verloren gaan.
Eerstejaarsevaluatie
Geen werkgever die bij een kostbaar project genoegen neemt met een evaluatie na een jaar. Vreemd genoeg gebeurt dat vaak wel bij langdurige verzuimtrajecten. De gedachte achter de eerstejaarsevaluatie is zeker niet verkeerd: na een jaar evalueren wat er tot dan toe is bereikt en de vraag beantwoorden of spoor 2 niet aan de orde moet komen. Maar veel effectiever is om (ook) tussentijds te evalueren, bijvoorbeeld elk kwartaal. En bijsturen zodra daar aanleiding toe is. Waarom wachten met spoor 2 als al veel eerder duidelijk wordt dat het bij de eigen werkgever niet gaat lukken? En ook hier geldt: ‘tijd’ is de belangrijkste tegenstander. De kans op een succesvolle re-integratie neemt met de dag af.
De professional aan zet
Voor een werkgever is de wet- en regelgeving zeer complex, voor een werknemer is dat niet anders. Daarom is de keuze om het protocol letterlijk te volgen om zo geen risico’s te lopen, goed te begrijpen. Geen loonsanctie aan het einde van de wachttijd wordt dan een doel op zich. Maar effectief is dat niet. Ik zie een belangrijke taak voor de professional, de bedrijfsarts, de casemanager, de arbeidsdeskundige, om de werkgever daarin te sturen en te coachen. Om te kiezen voor de snelste, de meest kansrijke en meest duurzame oplossing. En om geen dag verloren te laten gaan. En de loonsanctie? Ach, een mooie bijvangst……
Met dank aan Jaco Coster. Jaco Coster is zelfstandig consultant en schrijver van het boek ‘Als de werknemer verzuimt’.