Professionalisering van de casemanager
Bij langdurige ziekte van een werknemer is de werkgever verplicht een casemanager aan te wijzen. In veel organisaties bewaakt deze functionaris vooral het proces van re-integratie van de werknemer. Dit is zeker belangrijk. Maar een casemanager kan veel méér toegevoegde waarde bieden als hij zijn rol professioneel uitvoert en actief meedenkt over de re-integratie. Dit vraagt om specifieke kennis en vaardigheden, maar via een goede opleiding kan iedere geïnteresseerde zich die eigen maken.
Een opleiding tot gecertificeerd casemanager is interessant voor iedereen die regelmatig het casemanagement bij verzuim op zich neemt. Werkgevers zijn wettelijk verplicht een casemanager aan te wijzen zodra verzuim langer duurt dan acht weken. Verder stelt de wet echter nauwelijks eisen aan de invulling en de kwaliteit van het casemanagement. In kleine bedrijven zal de werkgever zelf als casemanager optreden. In wat grotere organisaties krijgt vaak de direct leidinggevende of een medewerker van de hr-afdeling deze rol toebedeeld. Soms wordt een externe casemanager aangewezen, bijvoorbeeld van een arbodienst.
Zoals te verwachten valt, varieert het kennis- en ervaringsniveau van deze casemanagers sterk. Een belangrijke overeenkomst is echter dat zij in de praktijk vooral als procesbewaker optreden. Dat is een gemiste kans. De toegevoegde waarde van een casemanager binnen het re-integratieproces kan vele malen groter zijn wanneer de casemanager een actievere houding aanneemt en constructief meedenkt over duurzame re-integratie. Precies deze gedachte speelt een centrale rol in de MKB verzuim-ontzorgverzekering, die op 1 januari 2020 zijn intrede heeft gedaan. De professionele, gecertificeerde casemanager is hierin de sleutelspeler die het verschil moet maken.
In dit whitepaper
Waar komt die sterkere rol van de casemanager vandaan en wat houdt hij precies in? En wat kan zo’n proactief opererende professional betekenen voor andere partijen die bij het verzuimtraject betrokken zijn? Dit whitepaper zet op een rij hoe professioneel casemanagement tot ontwikkeling is gekomen en welke meerwaarde een professionele gecertificeerde casemanager kan hebben voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts.
1. Hoe de rol van de casemanager veranderde
De sleutelpositie van de casemanager binnen de MKB verzuim-ontzorgverzekering maakt duidelijk dat er veel veranderd is sinds de wetgever casemanagement bij ziekteverzuim introduceerde. Zowel de positie als de kwaliteiten van de casemanager zijn geleidelijk in een nieuw licht komen te staan. Voor een goed begrip is het interessant om kort stil te staan bij de manier waarop deze verandering zich heeft voltrokken.
De oorsprong: Wet verbetering poortwachter
Bij (dreigend) langdurig ziekteverzuim zijn werkgever en werknemer verplicht zich in te spannen om zo snel mogelijk werkhervatting te realiseren. De procesvereisten waaraan zij hierbij moeten voldoen zijn sinds 2002 vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Een belangrijke organisatorische verplichting is het aanstellen van een casemanager. Dit moet uiterlijk in week 8 van het verzuim gebeuren. De casemanager kan een externe professional zijn, maar in de praktijk wordt casemanagement vaak intern belegd. Bijvoorbeeld bij de direct leidinggevende of bij een hr-medewerker. Casemanagement komt in de praktijk vaak vooral neer op procesbewaking: het in de gaten houden van de wettelijke re-integratietermijnen. Het voornaamste doel is voorkomen dat de werkgever bij beoordeling van de re-integratie-inspanningen door UWV een loonsanctie krijgt opgelegd.
Nieuwe ontwikkeling 1: toenemende specialisatie
In de voorbije jaren is geleidelijk een groep professionals ontstaan die zich in casemanagement heeft gespecialiseerd en een beduidend bredere taakopvatting hanteert. Voor deze mensen is casemanagement hun beroep, of op zijn minst een belangrijk onderdeel van hun dagelijks werk. Deze groep groeide sterk in omvang doordat private partijen actief werden binnen de uitvoering van de sociale zekerheid.
De belangrijkste reden dat werkgevers private partijen inschakelden, was het feit dat zij risicodrager werden voor de loondoorbetaling. Eerst één, daarna zelfs twee jaar. Het inschakelen van professionals om werknemers duurzaam inzetbaar te houden werd hiermee inhoudelijk en financieel van groot belang. Als werkgever kreeg je direct de rekening gepresenteerd als je het casemanagement niet goed invulde.
Daarnaast waren er in 2003 en in 2017 extra verdiepingen in het casemanagement. In 2003 was er de introductie van de optie van eigen risicodragerschap voor de Ziektewet. En sinds 2017 is het rechtstreeks bij werkgevers in rekening brengen van uitkeringen voor ziekte en arbeidsongeschiktheid van flexwerkers een reden om het casemanagement nog verder te professionaliseren. Eén direct gevolg van deze ontwikkeling was een snelgroeiende behoefte aan casemanagement voor de begeleiding en re-integratie van zieke flexwerkers. Maar er voltrok zich ook een cruciale professionaliseringsslag. Voor private uitvoerders van de Ziektewet en WGA eigenrisicodragerschap is actief casemanagement niet alleen een kernactiviteit. Het is ook precies het punt waarop zij de concurrentie aangaan met de publieke instelling UWV. Zij hebben dus alle belang bij het realiseren van maximale effectiviteit.
Nieuwe ontwikkeling 2: de MKB verzuim-ontzorgverzekering
Min of meer gelijktijdig deed zich een andere ontwikkeling voor die van grote invloed is op de manier waarop we in ons land tegen casemanagement bij ziekte aankijken. Er ontstond toenemende kritiek op de belasting die de verantwoordelijkheid voor ziekte en arbeidsongeschiktheid oplevert voor werkgevers. Met name kleine bedrijven hebben grote behoefte aan ontzorging bij de begeleiding van zieke medewerkers. In reactie hierop namen overheid, werkgevers en verzekeraars in 2018 het initiatief voor ontwikkeling van een verzekeringsoplossing. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ging met verzekeraars en MKB-Nederland om de tafel om hierover concrete afspraken te maken. Het resultaat is een verzekering die kleine werkgevers moet ontzorgen bij hun taken en verplichtingen rond loondoorbetaling en re-integratie bij ziekte. Sinds 1 januari 2020 bieden acht verzekeraars deze MKB verzuim-ontzorgverzekering aan.
De keuze: een breder takenpakket voor de casemanager
Met de MKB verzuim-ontzorgverzekering maken de betrokken partijen een onmiskenbare keuze voor professioneel casemanagement. De casemanager heeft binnen deze verzekeringsoplossing een aanzienlijk breder takenpakket dan de casemanager binnen de Wvp. Naast de vaste wettelijke procesbewakingstaken heeft hij de volgende verantwoordelijkheden:
- ontzorgen van de werkgever;
- ondersteunen van de werknemer;
- afstemmen met de bedrijfsarts en andere professionals;
- coördineren met de verzekeraar.
Het nieuwe inzicht: de casemanager als sleutelspeler
Kort samengevat komt binnen de MKB verzuim-ontzorgverzekering ieder verzuimgeval onder de hoede van een door de verzekeraar aangewezen of geaccepteerde, onafhankelijke casemanager. Deze professional neemt niet de eindverantwoordelijkheid van de werkgever over, maar biedt wel ondersteuning en begeleiding. Dit moet werkgevers niet alleen in organisatorisch opzicht ontlasten. De betrokkenheid van een specialist moet ook inhoudelijk het verschil maken bij de re-integratie. De casemanager helpt de werkgever dan ook niet alleen om wettelijke termijnen na te leven. Zijn ondersteuning is er ook op gericht de wettelijke rechten en verantwoordelijkheden van de werkgever optimaal in te vullen, zodat de kans op succesvolle werkhervatting maximaal is. Want alleen dan kan er sprake zijn van werkelijke ontzorging van de werkgever. Daarnaast heeft deze casemanager een adviserende rol richting de werkgever, om ook de werknemers die (nog) niet zijn uitgevallen duurzaam inzetbaar te houden.
2. Ruime taakopvatting casemanager: interessant voor iedere werkgever
De gedachte dat een ruime taakopvatting van de casemanager grote toegevoegde waarde heeft, is niet alleen interessant voor de doelgroep van de MKB verzuim-ontzorgverzekering. Ook voor werkgevers die hierbuiten vallen, kan een professionele interne of externe casemanager het verschil maken. En niet alleen voor hen: dezelfde conclusie geldt voor werknemers, bedrijfsartsen en andere professionals. Een professionele casemanager verkleint het risico op langdurig verzuim en vergroot de kans op succesvolle duurzame re-integratie. Daar wordt uiteindelijk iedereen beter van.
Nieuwe vereisten op het gebied van kennis en vaardigheden
Die voordelen voor alle betrokkenen komen er natuurlijk niet zomaar. Om daadwerkelijk de beoogde meerwaarde te kunnen bieden, moet een casemanager beschikken over specifieke kennis en vaardigheden. Hier is tot nu toe geen verplichte opleiding voor: binnen de MKB verzuim-ontzorgverzekering bewaakt de verzekeraar de deskundigheid van de casemanager. Toch valt er zeker iets te zeggen over de eisen waaraan een succesvolle casemanager moet voldoen. Zo’n professional is in staat de volgende rollen te vervullen:
- onafhankelijk procesbegeleider;
- expert op het gebied van wet- en regelgeving Wvp;
- deskundige op het gebied van de privacywetgeving;
- gesprekspartner voor werknemer, werkgever en professionals;
- expert op het gebied van re-integratie en duurzame inzetbaarheid.
Betekenis voor andere betrokkenen
De beste manier om zicht te krijgen op de concrete meerwaarde van deze invulling van casemanagement is op een rij te zetten welke effecten die heeft voor andere betrokkenen. Hierna doen we dit voor drie van hen: werkgever, werknemer en bedrijfsarts.
3. De casemanager en de werkgever
Een werkgever moet zich bij langdurig verzuim houden aan de wet- en regelgeving die is vastgelegd in de Wvp. Het bewaken van het proces en het zetten van de juiste stappen vraagt om specifieke deskundigheid en kan een forse tijdsinvestering opleveren. Dit staat op gespannen voet met de wens en noodzaak van de werkgever om te focussen op het succes van zijn organisatie. Tegelijkertijd kan onvoldoende aandacht voor de re-integratie flinke financiële gevolgen hebben:
- Een niet-inzetbare werknemer leidt tot productieverlies, wat een negatief effect op de winstgevendheid van de onderneming kan hebben.
- Door de verplichting om het loon door te betalen, lopen de kosten voor de werkgever verder op naarmate het verzuim langer duurt.
- Oordeelt UWV na twee jaar ziekte dat er onvoldoende is gedaan om re-integratie te bevorderen, dan kan dit leiden tot een loonsanctie (verlenging van de loondoorbetaling).
- Oordeelt UWV na de loondoorbetalingsperiode dat de werknemer deels arbeidsongeschikt is en hiervoor een WGA-uitkering gaat ontvangen, dan betekent dit voor de werkgever een stijging van zijn WGA-premie.
Bewaking verplichtingen én kansen
Een professionele casemanager is volledig op de hoogte van alle rechten en verplichtingen van de werkgever rond verzuim en re-integratie. Hij zorgt ervoor dat alle stappen tijdig en volledig worden gezet, legt een re-integratiedossier aan en houdt dit zorgvuldig bij. Maar hij zorgt er ook voor dat de re-integratie volgens de regels en voorschriften verloopt én dat er geen kansen worden gemist. Hij schakelt bijvoorbeeld tijdig over van het zoeken naar passend werk binnen de organisatie (‘spoor 1’) naar mogelijkheden bij een andere werkgever (‘spoor 2’). Bovendien beschikt hij over de communicatieve vaardigheden om dit soort gevoelige beslissingen met goed gevolg met de werknemer te bespreken. Ook kijkt de casemanager in overleg met de bedrijfsarts naar de mogelijkheden die de werknemer in het bedrijf heeft. Hij maakt daar goede afspraken over met de werkgever en werknemer.
Correcte naleving privacyregels
Een professionele casemanager voorkomt ook dat de werkgever bedoeld of onbedoeld de privacywetgeving overtreedt. Er zijn strikte grenzen aan informatie die een werkgever over een zieke werknemer mag uitvragen, opslaan en verwerken. De professionele casemanager kent de privacygrenzen en respecteert ze. Hij is in staat optimaal te adviseren en te begeleiden op basis van de beperkte gegevens waarover de werkgever wél mag beschikken. Zo kan de re-integratie doorgang vinden, zonder dat de werkgever het risico loopt om een boete te krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens. En, minstens zo belangrijk: zonder dat bij de werknemer de indruk ontstaat dat zijn privacy ondergeschikt wordt gemaakt aan succesvolle werkhervatting.
Effectieve evaluatiegesprekken
Betrokkenheid van een professionele casemanager is ook van groot belang voor de kwaliteit van de evaluatiegesprekken die de werkgever volgens de Wvp elke zes weken met de werknemer hoort te hebben. De casemanager organiseert en faciliteert deze contactmomenten door vooraf te inventariseren. Wat heeft de werknemer nodig voor zijn re-integratie? Welke mogelijkheden ziet de werkgever? Hoe kan het advies van de bedrijfsarts over mogelijkheden en beperkingen optimaal worden vertaald naar inzet in (aangepast of eigen) werk? Daarnaast ondersteunt de casemanager tijdens het gesprek. Het is voor werkgever en werknemer niet altijd eenvoudig om knelpunten of stagnatie bespreekbaar te maken. De casemanager kan inventariseren welke factoren het verzuim beïnvloeden en nagaan wat beide partijen kunnen doen om die knelpunten op te heffen. Hij helpt om hierbij te focussen op oplossingen, bijvoorbeeld door eerst afzonderlijk met de werknemer en de werkgever te overleggen. Zo kunnen zij zich tijdens hun gezamenlijke gesprek richten op door beide partijen gewenste maatregelen. Dit alles uiteraard weer binnen de voor de privacy geldende regels.
Ondersteunen, niet overnemen
Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de casemanager de rol van de werkgever volledig overneemt. Het is belangrijk dat deze zelf ook contact blijft onderhouden met de zieke werknemer. Ervaren steun van de werkgever is van grote invloed op het verzuim. De casemanager is zich verder goed bewust van de mogelijkheden en beperkingen van zijn rol in het verzuimtraject. Hij weet waar zijn bevoegdheden ophouden. Hierdoor kan hij – waar nodig in overleg met de bedrijfsarts – op het juiste moment en met de juiste vraag andere specialisten benaderen. Dit vergroot sterk de kans op optimale behandeling en succesvolle re-integratie.
Zó word je een gewaardeerd gesprekspartner van drukbezette werkgevers
Werkgevers en leidinggevenden hebben vaak geen tijd om uitgebreid over re-integratietrajecten of verzuim te sparren met een casemanager. Door als casemanager voorbereid het gesprek aan te gaan en je van begin af aan als adviseur op te stellen, maak je je meerwaarde direct duidelijk. Praat niet alleen over de schadelast (het probleem), maar ook over de oplossingen. Bijvoorbeeld: manieren om een beperkt inzetbare medewerker tóch zinvol werk te laten doen. Training helpt om je de vereiste gesprekstechnieken goed eigen te maken.
4. De casemanager en de werknemer
De meeste werknemers weten relatief weinig over hun wettelijke verplichtingen bij langdurig ziekteverzuim. Doorgaans is een langdurige periode van ziekte ook niet het meest geschikte of prettige moment om je hierin te moeten verdiepen. Een professionele casemanager informeert zieke werknemers over hun rechten en plichten bij ziekte en re-integratie. Ook geeft hij voorlichting over (mogelijke) financiële gevolgen en risico’s op de korte en lange termijn, zodat de werknemer die kan meewegen bij beslissingen. Het resultaat is dat er veel minder kans is op ‘ruis op de lijn’. Werknemers begrijpen beter waar keuzes en voorstellen op zijn gebaseerd, en hebben meer vertrouwen in de goede bedoelingen van hun werkgever. Een goede casemanager zet de werknemer in zijn kracht en geeft hem de regie over zijn eigen re-integratie op korte en op lange termijn.
Deskundig aanspreekpunt
Een professionele casemanager is een deskundig aanspreekpunt voor zieke werknemers. Hij kan ervoor zorgen dat zij niet met vragen blijven rondlopen. Maar ook dat zij zich gehoord en gezien voelen en focussen op realistische en duurzame oplossingen. Bij contact met de zieke werknemer informeert de casemanager niet alleen hoe het gaat, maar ook welke mogelijkheden deze persoon zelf ziet. Zo blijft de werknemer steeds (mede-)eigenaar van zijn eigen re-integratie. Daarnaast helpt de casemanager de voor werknemers vaak lastig te interpreteren adviezen van de bedrijfsarts te vertalen naar concrete en zinvolle acties. Wat zijn de mogelijkheden voor terugkeer in aangepast of eigen werk? En wat zijn de toekomstperspectieven? Kan of moet de werknemer zich gaan oriënteren op ander werk op de korte of op de lange termijn en is dit mogelijk bij de huidige werkgever? Moet de werknemer een extra opleiding doen en wie gaat dat betalen?
De casemanager ondersteunt de werknemer in deze keuzes en kan suggesties doen voor het inschakelen van professionals die hierbij kunnen helpen, bijvoorbeeld een arbeidsdeskundige. De werknemer wordt zo optimaal ondersteund bij de soms lastige beslissingen die hij moet maken. De deskundige begeleiding zorgt ervoor dat alle betrokken partijen zich gesteund voelen in de stappen die gezet moeten worden.
Onafhankelijke deskundige
Werknemers zijn zich er meestal zeer van bewust dat hun verzuim vervelende gevolgen heeft voor hun werkgever. Vaak komen hier nog gevoelens van onvrede over zichzelf en de situatie bij. Het is belangrijk dat dit de re-integratie niet in de weg gaat staan. Bijvoorbeeld doordat de werknemer zich onder druk gezet voelt door zijn werkgever. Betrokkenheid van een professionele casemanager voorkomt dit. Als onafhankelijke deskundige kan hij pijnlijke maar noodzakelijke keuzes aan de orde stellen bij de werkgever, zonder dat de werknemer hoeft te vrezen dat die vooral het (financiële) belang van de werkgever dienen. Ook is het gemakkelijker om goed om te gaan met verzuimredenen waar de werkgever of direct leidinggevende een rol in speelt. De casemanager kan voorkomen dat dit de werkrelatie onder druk zet, het proces vertraagt of een arbeidsconflict veroorzaakt.
Zó voorkom je druk op de werkrelatie
De meeste langlopende verzuimtrajecten leiden vroeg of laat tot pijnlijke maar noodzakelijke keuzes. Vooral direct leidinggevenden ontbreekt het nogal eens aan de kennis en vaardigheden om hier goed mee om te gaan. Dit is hen moeilijk kwalijk te nemen: zij zijn in de eerste plaats aangesteld om een team te leiden en succesvolle producten of diensten te realiseren. Als professionele casemanager kun je door actieve betrokkenheid de kans op zorgvuldige besluitvorming vergroten. Hiermee verklein je meteen ook het risico op een verstoorde relatie. Met de juiste scholing en training beschik je over de kennis en communicatieve vaardigheden die nodig zijn om minder prettige onderwerpen zorgvuldig aan te snijden.
5. De casemanager en de bedrijfsarts
Als een werknemer zes weken ziek is, adviseert de bedrijfsarts over diens mogelijkheden en beperkingen en de beste manier om de re-integratie vorm te geven. Dit gebeurt in de probleemanalyse. Dit medische advies is voor werkgever en werknemer het uitgangspunt voor afspraken over werkhervatting. Hiervoor moeten zij het samen vertalen naar concrete maatregelen, zoals aanpassing van de eigen functie of het vinden van ander passend werk. Deze opgave keert bij ieder volgend advies van de bedrijfsarts terug. Betrokkenheid van een professionele casemanager vergroot sterk de kans dat adviezen van de bedrijfsarts op de juiste wijze worden geïnterpreteerd. Dit komt de effectiviteit van deze geneeskundige specialist sterk ten goede.
Optimale interpretatie van medische adviezen
Dankzij zijn kennis en expertise is de professionele casemanager in staat om adviezen van de bedrijfsarts goed te interpreteren en te vertalen. Ook voelt hij beter dan werkgever en werknemer aan wanneer het zaak is om nadere afstemming met de bedrijfsarts te zoeken, of om een hernieuwde beoordeling van de gezondheidssituatie te vragen. Dit biedt niet alleen uitkomst als een advies niet helemaal duidelijk is of vervolgvragen oproept. Het voorkomt ook dat de bedrijfsarts wordt belast met onnodige vragen en zinloze verzoeken. Het uiteindelijke resultaat is dat deze geneeskundige specialist op de juiste momenten bij het dossier wordt betrokken en dat zijn adviezen optimaal worden vertaald naar de praktijk. Hierdoor zijn vervolgacties van werkgever en werknemer in lijn met de beoordeelde belastbaarheid en is de kans op succesvolle re-integratie maximaal.
Geen zorgen over privacy en beroepsgeheim
De professionele casemanager is bovendien op de hoogte van de wetgeving met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens en het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Deze geneeskundig specialist hoeft zich daarom geen zorgen te maken over het respecteren van deze onderdelen van zijn dienstverlening. Ook hoeft hij geen energie te steken in uitleg over de vraag waarom hij bepaalde gegevens wel of niet kan verstrekken.
Zó help je de bedrijfsarts om zijn werk goed te doen
Als de situatie van de werknemer verandert of er sprake is van stagnatie, kan een professionele casemanager herbeoordeling van de belastbaarheid door de bedrijfsarts adviseren. Als casemanager bied je niet alleen meerwaarde door op de juiste momenten over zulke inschakeling van de bedrijfsarts te adviseren. Je kunt ook de kwaliteit van gesprekken tussen bedrijfsarts en werknemer bevorderen. Dit is mogelijk door de werknemer te helpen bij de voorbereiding, bijvoorbeeld door samen vragen voor de bedrijfsarts te formuleren. Dit bespaart de bedrijfsarts veel ongemak en helpt hem om zijn taak goed uit te voeren.
6. Professioneel casemanagement is voor iedereen binnen bereik
Professioneel casemanagement heeft grote positieve impact op verzuim en re-integratie. Een opleiding tot gecertificeerd casemanager kan iedere casemanager helpen om zijn rol breed en effectief in te vullen. Zo ben je van maximale toegevoegde waarde voor werkgevers, werknemers en andere professionals!
IVA Opleidingen
Volg de opleiding tot casemanager bij IVA Opleidingen. Een intensieve opleiding waarin het vak, de wereld van verzuim en de visie op casemanagement op een unieke manier worden samengebracht. Dit leidt ertoe dat de theorie en nieuw aangeleerde vaardigheden ook daadwerkelijk worden geborgd en geïnternaliseerd, gedurende de opleiding en daarna.
Dáárom kiezen voor IVA Opleidingen
- Communicatie en zelfreflectie als basis voor het ontwikkelen van expertise als casemanager.
- Arbeidsdeskundige kennis vertaald naar en toegepast op de functie van casemanager.
- Combinatie van theorie en praktijk met behulp van stagedagen.
- Uitgangspunt is het Huis van Werkvermogen: een analysemodel om werkgever en werknemer te ondersteunen, zodat onderliggende problemen die werkhervatting in de weg staan bespreekbaar kunnen worden gemaakt.
- Onze docenten, praktijkbegeleiders en een persoonlijke mentor ondersteunen deelnemers bij het zich eigen maken van competenties.
- Erkende post-hbo-opleiding, geaccrediteerd door Hobéon SKO en CPION.
Meer weten? Kijk op onze website naar onze opleidingen voor casemanagers en arbeidsdeskundigen